Waarom is een hosted telefooncentrale onmisbaar voor het MKB?

Als MKB-er wil je altijd bereikbaar zijn. Waar men vroeger gebruik maakte van een traditionele telefooncentrale is het nu ook mogelijk om gebruik te maken van een telefooncentrale in de cloud. Haal alles uit uw telefooncentrale door gebruik te maken van de functionaliteiten. Wij hebben de beste 10 functies voor u op een rij gezet.

CRM- & ERP-integratie
Er zijn eindeloze mogelijkheden om uw telefooncentrale volledig te integreren met andere CRM- en ERP-informatiesystemen. Door zo’n integratie zorg je ervoor dat systemen met elkaar kunnen samenwerken. Het is mogelijk om geautomatiseerd een klantkaart naar voren te halen als een klant u belt. Ook is het mogelijk dat wanneer u op een telefoonnummer klikt, u door middel van click to dial direct belt. Een kleine selectie van systemen die geïntegreerd kunnen worden: SalesForce, SuperOffice, Microsoft Dynamics, Maximizer, The Act, LDAP, AFAS Software, Exact Software, Peachtree en ZOHO.

Vast Mobiel Integratie
Bereikbaar zijn op één nummer ongeacht of u nu uw vaste telefoon of u mobiele telefoon gebruikt. Met een vast mobiel integratie (VaMo) kan u altijd bereikbaar zijn. Het maakt niet meer uit waar u op dat moment bent. Alle functies die u op uw vaste telefoon gebruikt, kunt u ook gebruiken op uw mobiele telefoon. Hiervoor heeft u geen losse app nodig omdat alles wordt aangestuurd via de centrale in de cloud. Een ander voordeel is dat er met VaMo gratis onderling gebeld kan worden. Dit kan naar zowel een vast telefoon als naar een mobiele telefoon.

Verkorte kiesnummers
Er is ook een mogelijkheid om nummers te verkorten. U kunt zelf de nummers instellen voor een intern nummer maar het is ook mogelijk om dit in te stellen voor andere nummers. Als u vanaf één van uw VoIP accounts een verkort kiesnummer draait, wordt direct het corresponderende telefoonnummer gebeld. Dit kan een collega zijn maar ook een klant of een leverancier. U maakt als het ware een centraal telefoonboek voor al uw telefoons.

Belgroep maken
Heeft uw bedrijf een sales- of supportafdeling? Dan is het wel zo handig dat wanneer één nummer gebeld wordt, deze op meerdere plaatsen tegelijkertijd overgaat. Een inkomend gesprek gaat dan langs meerdere toestellen. U kunt hier ook regels aan verbinden zoals een tijdschema. Dit kan handig voor een dag-/nachtschakeling.

Beschikbaarheid inzien
Je kan niet altijd zien of collega’s beschikbaar zijn. Vaak zitten ze op een andere etage of zijn ze misschien zelfs buiten de deur. Als u iemand wilt doorverbinden of als u zelf iemand wilt bellen, is het handig om te weten of je collega in gesprek is of dat hij een afspraak heeft staan. Er zijn verschillende systemen waarmee je direct inzicht krijgt. Programma’s die hiervoor worden gebruikt zijn I AM of HIPIN. Bij I AM is het ook mogelijk om met je collega’s te chatten of te bellen. Dit kan één-op-één maar ook met meerdere mensen tegelijkertijd.

Gespreksroutering
Een VoIP telefooncentrale biedt geavanceerde mogelijkheden voor het routeren van inkomende gesprekken. Zo kan er een route precies worden bepaald bij een gesprek dat binnenkomt. Deze route kan op verschillende momenten van de dag of week anders verlopen. Het is mogelijk om een gesprek naar een toestel te sturen, bij geen gehoor kan het gesprek worden doorgeschakeld naar een ander(e groep van) nummer(s). U kunt gesprekken doorzetten naar het berichtencentrum waar u een persoonlijk bericht (voicemail) kunt inspreken. Ook kunt u het inkomende gesprek in de wachtrij zetten, doorschakelen of een bericht laten inspreken.

Wachtrijsysteem
Een veel gebruikte optie is een wachtrijsysteem. Een inkomend gesprek wordt door de auto attendant aangenomen en doorgezet naar een wachtrij die één telefoon of een groep telefoons bedient. De beller krijgt dan tijdens het wachten wachtmuziek te horen. Het is ook mogelijk om de gemiddelde wachttijd aan te geven zodat  de beller weet waar hij of zij aan toe is.

Voicemail
Bent u even niet bereikbaar? Dan zal uw beller een voicemail service zeer op prijs stellen. Door middel van een ingesproken welkomsttekst kunt u de beller vertellen dat u er op dat moment niet bent. Hij of zij kan dan een bericht achterlaten die u later weer terug kunt luisteren. U luistert dit bericht af via uw eigen toestel of op uw mobiele telefoon. Daarnaast is het mogelijk om het bericht naar uw email te sturen (voicemail-to-email). Op deze manier kunt u overal waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemail beluisteren.

Call recording
Telefoongesprekken kunnen worden opgenomen en gebruikt worden voor verschillende doeleinden. Zo is het mogelijk om deze gesprekken te gebruiken voor het trainen van medewerkers of om te gebruiken om prestatie te oordelen.

Wachtmuziek
Via een VoIP account kunt u meerdere telefoongesprekken voeren en daarom is het soms handig om iemand in de wacht te zetten. Als u iemand in de wacht zet, kunt u een wachtmuziekje laten afspelen waardoor deze persoon weet dat hi/zij in de wacht staat. Naast muziek kan je er ook voor kiezen om een wachttoon of ingesproken tekst te laten horen. Dit laatste wordt vaak gebruikt als een beller in de wachtrijsysteem terecht is gekomen.

 

Bron: https://www.tritel.nl/informatie/telefooncentrale

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *